Processos e Equipes
“As expectativas elevadas são a chave de tudo.“
Sam Walton, criador da rede de supermercados Wal-Mart
RESUMO:
O que é organização do trabalho por processos?
Por que trabalhar por processos?
E como ficam as equipes dentro dos processos?
A estrutura hierárquica, que tanto contribuiu para o desenvolvimen-to das empresas desde o começo dos tempos, herdada das estru-turas militares, está sendo lentamente substituída.
A razão da substituição das estruturas hierárquicas rígidas é simples: ela não é a forma mais produtiva de se trabalhar com seres humanos, que são donos do seu nariz, são os conhecidos trabalhadores do conhecimento.
Como obter o máximo do ser humano que eu emprego?
Como tornar a sua atividade do trabalho mais produtiva?
Como fazer com que o trabalho executado por um conjunto de pessoas tenha maior qualidade, sob o ponto de vista do cliente?
Como fazer a minha empresa responder mais rapidamente às mudanças que os meus clientes demandam?
Estas e outras perguntas semelhantes são respondidas por duas correntes fortes de mudança: o trabalho por processos e o trabalho por equipes, que são complementares.
Leia estes artigos sobre equipes:
5 DICAS PARA A SUA EQUIPE
OUTRAS 5 DICAS PARA A SUA EQUIPE
QUAL É O PERFIL PARA A SUA EQUIPE?
E se você quiser saber um pouco mais sobre processos, leia:
PROCESSOS: O QUE É ISSO?
Para a Fundação Nacional da Qualidade, que publica anualmente os CRITÉRIOS DE EXCELÊNCIA, esta é a definição de processo:
“Conjunto de atividades inter-relacionadas ou interativas que transformam insumos (entradas) em produtos (saídas).
Os insumos (entradas) para um processo são geralmente produtos (saídas) de outro processo.
Os processos em uma organização são geralmente planejados e realizados sob condições controladas para agregar valor.”
Tanto o trabalho por processos como o trabalho de equipes não são novos. Começaram lá pelos anos 80 e evoluiram através da:
– Qualidade,
– Reengenharia,
– Seis Sigmas,
onde muitos puderam apresentar formas sofisticadas de se fazer as mesmas coisas simples e essenciais, mas não necessariamente fáceis.
Na realidade a gestão de processos não tem uma única forma padrão de ser aplicada, e nem é a última palavra da moda em administração. Ela só é necessária para aqueles que buscam produtividade…
Você quer que a sua empresa seja produtiva, que a sua empresa seja um exemplo de produtividade?
A Gestão de Processos de Negócios (BPM – Business Process Management) é:
– uma maneira diferente da tradicional de enxergar o seu negócio;
– uma maneira diferente e prática de montar o seu negócio;
– melhor estruturada em termos da sua finalidade, com começo meio e fim, claros e tangíveis, onde todos e cada um vêem a sua contribuição;
– uma forma de criar ou tornar as empresas mais ágeis, horizontais; fugindo da departamentalização, da hierarquia, formando as empresas horizontais, tão comentadas;
– uma forma de obter tempo de resposta mais curtos frente à demanda dinâmica do mercado;
– os processos começam com o cliente (perguntando o que ele quer) e terminam com o cliente (entregando o que ele pediu, no mínimo);
– todo processo tem que garantir que suas saídas têm maior valor agregado que as entradas, sob o ponto de vista dos seus clientes, internos ou externos;
– todo processo tem medidas internas que garantem, obrigatoriamente, a entrega de valor agregado, com a máxima produtividade;
– todo processo que não agrega valor é desperdício, deve ser eliminado;
– todo o processo otimiza-se constantemente, aplicando o princípio da melhoria contínua;
– a soma dos resultados coerentes e alinhados, de cada e de todos os processos envolvidos, é que resulta no serviço ou produto entregue ao cliente.
Uma boa idéia complementar, com regras práticas de como o trabalho por processos operam, pode ser visto em nosso artigo:
SERVIÇOS ENXUTOS
Os critérios expostos no artigo são levados às últimas conse-qüências. A empresa e os empregados só ganham com isso.
Apesar de parecer a panacéia que resolve todos os males, o princípio é bastante simples, muito simples mesmo, mas a sua aplicação não é fácil, pois as estruturas mentais das pessoas que trabalham em empresas com estruturas tradicionais, não funcionam na empresa que trabalha por processos.
Esta constatação evidencia a necessidade das mudanças nas pessoas para transformar a empresa departamentalizada e hierárquica, em uma empresa horizontal trabalhando por processos.
Como neste tipo de empresa só deve ter trabalhadores que sejam também cidadãos, cônscios de si, com auto-estima elevada, que sabem o que querem e também sabem o que fazem, os tradicionais gerentes ou supervisores perdem a sua função.
A resistência da média gerência é, na maioria dos casos, a razão principal porque as tentativas de mudança resultam em fracasso.
Na empresa estruturada por processos, diferentemente da empresa departamentalizada, há o líder que:
– facilita,
– dá suporte e orientação aos trabalhadores do conhecimento,
– motiva os trabalhadores para que estes atinjam os resultados esperados e compartilhados, e
– celebra com eles os resultados alcançados.
O líder não controla as pessoas, pois o melhor controle e o controle mais efetivo é o controle interno das próprias pessoas e dos demais membros da equipe.
O líder orienta, inspira, transmite confiança, ajuda, parabeniza e comemora.
A liderança é um componente essencial para a mudança do trabalho por equipes e por processos. Voltaremos a este assunto.
O trabalho organizado por processos está umbilicalmente atrelado ao trabalho por equipes, e equipes auto-gerenciáveis, pois a objetividade trazida pela união dos processos com o trabalho em equipe resulta em:
– é esperado de cada membro da equipe objetividade e sinceridade;
– não existem pretensos objetivos de harmonia de equipe, mas sim de profissionalismo ditado pela busca incessante dos resultados acordados, com qualidade superior;
– em debates e discussões não existe vencedores, pois a contribuição é dever de cada um, mas a conclusão pertence a todos.
E a sua empresa, ela está pronta para atingir níveis crescentes de produtividade? Lembre-se que produtividade é lucro.
Como montar processos coerentes e interdependentes?
Como montar processos alinhados?
Como trabalhar com os empregados nesse novo modelo?
Ressalva: os empregados aceitam muito bem esta mudança, a maior dificuldade está nos gerentes, que apegados a seus cargos e posição “social”, numa boa parte das ocasiões, minam a mudança.
Sim, os gerentes tradicionais perdem poder, pois até a forma de distribuir benefícios, como por exemplo, aumento salarial, deixa de ser função do antigo gerente, e passa a ser procedimento estabe-lecido pelos próprios membros da equipe, provocando:
– o afastando do paternalismo das decisões e
– a responsabilização dos empregados de serem senhores de suas decisões.
Os seus gerentes agüentariam estas mudanças, esta perda aparente de poder e “status”?
A sua empresa com certeza ganhará.
Você quer que a sua empresa seja mais produtiva? Nós podemos ajudá-lo, contate-nos.
Construa uma semana excelente.
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